Die Position ist seit dem Frühjahr ausgeschrieben. Es gab Bewerbungen, ein paar Gespräche, zwei Absagen von Kandidatenseite, dann wurde es still. Die Fachabteilung fragt wöchentlich nach. Die gängige Erklärung lautet Fachkräftemangel. Sie ist nicht falsch, aber sie erklärt nicht, warum vergleichbare Stellen in vergleichbaren Betrieben besetzt werden.
Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie den Unterschied zwischen einem Marktproblem und einem Verfahrensproblem feststellen, und was in beiden Fällen hilft. Das allgemeine Marktbild dazu haben wir an anderer Stelle beschrieben; hier geht es um die einzelne Vakanz.
Wie lange ist zu lang?
Der brauchbarste Vergleichswert ist die Vakanzzeit: die Spanne zwischen dem Tag, an dem ein Betrieb eine Stelle bei der Arbeitsagentur meldet, und dem Tag, an dem sie besetzt ist. Im Jahresdurchschnitt 2025 lag sie über alle Berufe bei 167 Tagen, in Handwerksberufen bei 242 Tagen [1]. Knapp die Hälfte aller bundesweiten Engpassberufe auf Fachkraftebene entfällt auf Handwerksberufe [1].
Diese Werte sind hoch, und sie sind es dauerhaft. Das ifo Institut weist darauf hin, dass die Vakanzzeit gemeldeter Stellen weiterhin nahe dem historischen Höchstwert liegt und mit über 160 Tagen etwa doppelt so lang ist wie im Jahr 2015, obwohl es damals deutlich mehr offene Stellen gab [2].
Für Ihre Einordnung folgt daraus: Eine Besetzungsdauer von vier bis sechs Monaten ist in technischen Fachkraftberufen kein Ausreißer, sondern der Normalfall. Auffällig wird es, wenn eine Stelle deutlich über dem Wert ihrer Berufsgruppe liegt, wenn Bewerbungen ausbleiben, obwohl vergleichbare Stellen im selben Haus welche bekommen, oder wenn Kandidatinnen und Kandidaten im Verfahren abspringen.
Fünf Ursachen, die im Verfahren liegen
Diese fünf Ursachen begegnen uns in der Vermittlung technischer und produktionsnaher Fach- und Führungskräfte am häufigsten. Keine davon ist ein Marktproblem, und alle fünf sind veränderbar.
Wünsche stehen als Muss-Kriterien in der Anzeige. Geeignete Bewerbungen wirken dadurch ungeeignet und werden früh aussortiert.
Gehalt, Schichtmodell, Befristung oder Wegezeit sind im regionalen Vergleich nicht wettbewerbsfähig, ohne dass es jemand geprüft hat.
Zwischen Bewerbungseingang und erstem Gespräch liegen Wochen. Wer parallel sucht, hat dann bereits zugesagt.
Personalabteilung und Fachbereich warten aufeinander. Das Verfahren ruht, ohne dass jemand es bemerkt.
Es wird auf die perfekte Besetzung gewartet, obwohl eine gute seit Monaten hätte anfangen können.
Die fünfte ist die unangenehmste, weil sie sich als Qualitätsanspruch tarnt. Der Vergleichsmaßstab ist aber nicht die ideale Kandidatin, sondern die unbesetzte Stelle. Solange die Position offen ist, wird ihre Arbeit gar nicht gemacht oder von Kolleginnen und Kollegen mitgetragen, die dafür nicht eingeplant sind.
Was der Bewerbermangel verdeckt
In der IAB-Stellenerhebung für das zweite Quartal 2026 stuften die befragten Betriebe fast drei von vier eingehenden Bewerbungen als aus betrieblicher Sicht ungeeignet ein [3]. Diese Einschätzung stammt von den Betrieben selbst. Sie sagt, wie gut die Bewerbungen aus deren Sicht zur ausgeschriebenen Stelle passten, nicht, ob die Menschen dahinter qualifiziert waren oder ob das Profil zu eng gefasst war.
Genau diese Unterscheidung ist der Kern der Diagnose. Wenn Bewerbungen eingehen und verworfen werden, ist Reichweite nicht das Problem. Dann liegt die Frage beim Profil oder beim Angebot. Wenn keine Bewerbungen eingehen, ist es umgekehrt. Beides erfordert entgegengesetzte Maßnahmen, und beides wird häufig mit demselben Reflex beantwortet: noch ein Portal, noch ein Budget.
Die Diagnose in fünf Schritten
Diese Prüfung dauert eine gute Stunde und braucht keine Software. Was sie braucht, sind ehrliche Zahlen aus dem eigenen Verfahren.
Wie viele Bewerbungen sind eingegangen, wie viele wurden eingeladen, wie viele haben abgesagt und aus welchem Grund?
Wie viele Tage liegen zwischen Bewerbungseingang und erster Rückmeldung, und zwischen erstem und zweitem Gespräch?
Welche Kriterien im Profil sind für die Aufgabe unverzichtbar, welche sind Wunsch? Die Fachabteilung entscheidet, nicht die Anzeige.
Wie verhält sich das Angebot aus Gehalt, Schicht und Weg zu ähnlichen Stellen in der Region?
Drei Absagende kurz anrufen und nach dem Grund fragen. Diese drei Antworten sind meist aussagekräftiger als jede Auswertung.
Halten Sie die fünf Werte schriftlich fest, auch wenn sie unvollständig sind. Der Nutzen entsteht beim zweiten Mal: Sobald Sie eine zweite Vakanz auf dieselbe Weise erfassen, haben Sie einen internen Vergleichswert, der aussagekräftiger ist als jeder Bundesdurchschnitt.
Aus dem Ergebnis folgt die Richtung von selbst. Wenige Bewerbungen und marktübliches Angebot heißt Ansprache. Viele Bewerbungen und frühe Aussortierung heißt Profil. Späte Absagen der Kandidatenseite heißt Angebot oder Tempo.
Was das Warten kostet
Die offensichtlichen Kosten einer langen Vakanz sind die nicht geleistete Arbeit und die Mehrbelastung im Team. Weniger sichtbar ist der Schaden am Ruf des Verfahrens. In einer Erhebung der Stepstone Group unter rund 8.100 Beschäftigten gaben 64 Prozent an, nach einer Bewerbung ohne Antwort geblieben zu sein [4]. Eine Untersuchung der Clemson University kommt zu dem Ergebnis, dass ausbleibende Rückmeldungen das Unternehmen in der Wahrnehmung der Betroffenen als deutlich weniger fair erscheinen lassen und anhaltenden Ärger erzeugen, der dem Ruf des Arbeitgebers und späteren Besetzungen schadet [5].
In einem regionalen Arbeitsmarkt wiegt das schwerer als in einem anonymen. Wer in Lübeck und Umgebung eine technische Fachkraft sucht, sucht in einer Gruppe, die sich untereinander kennt. Ein Verfahren, in dem drei Bewerber ohne Antwort geblieben sind, ist bei der nächsten Ausschreibung noch präsent.
Deshalb gehört zur Diagnose auch die einfachste aller Maßnahmen: absagen. Zügig, freundlich und mit einem Satz zur Begründung. Das besetzt keine Stelle, aber es verhindert, dass die nächste schwerer zu besetzen ist.
Was tun, wenn das Profil nicht kleiner werden kann?
Es gibt Positionen, bei denen sich die Anforderungen nicht senken lassen, weil Anlagenverantwortung, Zulassungen oder Sicherheitsvorgaben daran hängen. Dann hilft es nicht, die Liste zu kürzen. Dann verschiebt sich die Frage auf den Weg dorthin.
Drei Wege haben sich dafür bewährt. Der erste ist die geteilte Rolle: Die Position wird so zugeschnitten, dass der Teil mit der harten Voraussetzung bei einer vorhandenen Person bleibt und der übrige Teil neu besetzt wird. Der zweite ist der geplante Aufbau: Eine Person mit angrenzendem Profil wird eingestellt und die fehlende Qualifikation berufsbegleitend erworben, mit einem verbindlichen Plan und einer vereinbarten Entwicklung des Entgelts. Der dritte ist die interne Nachfolge: Die anspruchsvolle Rolle wird intern besetzt und die einfachere extern.
Alle drei kosten Vorlauf und sind trotzdem meist schneller als das Warten auf die vollständige Passung. Wichtig ist nur, dass der Weg vorher beschrieben und im Gespräch benannt wird. Eine Zusage, die auf einer vagen Aussicht beruht, hält selten lange.
Erst messen, dann handeln
Eine lange Vakanz ist eine Beobachtung, keine Diagnose. Wer zählt, misst und drei Absagende fragt, weiß nach einer Stunde, ob das Problem in der Reichweite, im Profil, im Angebot oder im Tempo liegt. Erst dann lohnt sich Geld.
Gute Arbeit beginnt mit guten Bedingungen. Das gilt für die Stelle und für das Verfahren, mit dem sie besetzt wird.
Häufige Fragen
Ab wann ist eine Vakanz auffällig lang?
Ein brauchbarer Vergleichswert ist die durchschnittliche Vakanzzeit gemeldeter Stellen: 2025 lag sie über alle Berufe bei rund 167 Tagen, in Handwerksberufen bei 242 Tagen. Liegt eine einzelne Stelle deutlich über dem Wert ihrer Berufsgruppe, lohnt eine Prüfung des eigenen Verfahrens, bevor weitere Kanäle bespielt werden.
Hilft es, die Stelle in mehr Portalen auszuschreiben?
Nur dann, wenn zu wenige Bewerbungen eingehen. Gehen Bewerbungen ein und werden verworfen, ist Reichweite nicht das Problem, sondern das Anforderungsprofil oder das Angebot. Mehr Reichweite vergrößert in diesem Fall nur die Zahl der Absagen.
Sollten wir das Gehalt erhöhen, wenn niemand zusagt?
Erst, wenn feststeht, dass es am Gehalt liegt. Häufig scheitern Zusagen an Schichtmodell, Wegezeit, Befristung oder an der Dauer des Verfahrens. Fragen Sie Absagende kurz nach dem Grund; drei ehrliche Antworten sagen mehr als eine Erhöhung ins Blaue.
Belege
- Bundesagentur für Arbeit, Presseinfo Nr. 34: 242 Tage bis eine Stelle besetzt ist (14.09.2026)
- ifo Schnelldienst 5/2026, Arbeitsmarkt: Vakanzzeiten nahe dem historischen Höchstwert (2026)
- IAB-Forum, IAB-Stellenerhebung 2/2026: fast drei von vier Bewerbungen sind aus betrieblicher Sicht ungeeignet (03.09.2026)
- The Stepstone Group, Hiring Trends Index: Ghosting im Bewerbungsprozess (14.07.2025)
- Clemson University, Forschung zu den Folgen von Ghosting für Arbeitgeber (abgerufen 18.09.2026)